sábado, 12 de noviembre de 2011

1.3.                OBJETIVOS DEL ENTRENAMIENTO Y DEESARROLLO DE PERSONAL
Los principales objetivos del entrenamiento son:
a.  Preparar al personal para la ejecución inmediata de las diversas tareas del cargo.
b.  Proporcionar oportunidades para el desarrollo personal continuo, no sólo en su cargo actual, sino también en otras funciones en las cuales puede ser considerada la persona.
c. Cambiar la actitud de las personas, bien sea para crear un clima más satisfactorio entre los empleados, aumentar su motivación o hacerlos más receptivos a las técnicas de supervisión y gerencia.
El entrenamiento es una responsabilidad de línea y una función de staff. Desde el punto de vista de la administración, el entrenamiento constituye una responsabilidad administrativa.
En otras palabras, “las actividades de entrenamiento se basan en una política que lo reconoce como responsabilidad de cada administrador y supervisor, quienes deben recibir asistencia especializada para enfrentar esa responsabilidad. Para realizar La política, pueden asignarse entrenadores de staff y divisiones de entrenamiento especializadas”.



 1.4. ETAPAS DEL ENTRENAMIENTO.
            En términos amplios, el entrenamiento implica un proceso compuesto de cuatro etapas:
A.  Inventario de necesidades de entrenamiento (diagnóstico).
B.  Programación del entrenamiento para atender las necesidades.
C.  Implementación y ejecución
D.  Evaluación de resultados
A.      INVENTARIO DE NECESIDADES DE ENTRENAMIENTO
 Primera etapa del entrenamiento: Corresponde al diagnóstico preliminar de lo que debe hacerse. El inventario de necesidades puede efectuarse en tres niveles de análisis:
  1. Análisis de la organización total: Organizacional
  2. Análisis de los recursos humanos: Sistema de entrenamiento
  3.  Análisis de las operaciones y tareas. Sistema de adquisición de habilidades.
a. Análisis Organizacional como Inventario de necesidades de Entrenamiento: Sistema organizacional.
Los objetivos a largo plazo de la organización son importantes para el desarrollar una perspectiva acerca de la filosofía de entrenamiento.
El análisis organizacional no sólo implica el estudio de la empresa como un todo - su misión, sus objetivos, sus recursos, la distribución de estos recursos para la consecución de los objetivos -, sino también del ambiente socioeconómico y tecnológico en el cual está situada la organización.
Este análisis ayuda a responder el interrogante acerca de o que debe enseñarse en términos de un plan, y establece la filosofía del entrenamiento para toda la empresa.
El análisis organizacional consiste en “determinar en donde deberá hacerse énfasis el entrenamiento”. En este sentido, el análisis organizacional deberá verificar todos los factores (planes, fuerza laboral, eficiencia organizacional, clima organizacional, etc.), capaces de evaluar los costos implicados y los beneficios esperados del entrenamiento, en comparación con otras estrategias capaces de alcanzar los objetivos empresariales, y determinar así la política global relacionada con el entrenamiento.
Los objetivos de entrenamiento deben estar bastante ligados a las necesidades de la organización. El entrenamiento interactúa profundamente con la cultura organizacional.
El entrenamiento se desarrolla de acuerdo con las necesidades de la organización. A medida que la organización crece, sus necesidades cambian y por consiguiente, el entrenamiento deberá responder a las nuevas necesidades. Las necesidades de entrenamiento deben inventariarse, determinarse e investigarse con cierta periodicidad para establecer a partir de ellas, los programas adecuados para satisfacer de manera conveniente.
b.- Análisis de los Recursos Humanos como Inventario de necesidades de Entrenamiento: Sistema de Entrenamiento.
El análisis de los recursos humanos procura verificar si los recursos humanos son suficientes, cuantitativa y cualitativamente, para levar a cabo las actividades actuales y futuras de la organización.
Se trata del análisis de la fuerza laboral: El funcionamiento organizacional presume que los empleados poseen las habilidades, los conocimientos y las actitudes deseados por la organización.
Se recomienda analizar los recursos humanos mediante el examen de los siguientes datos:
  • Número de empleados en la clasificación de cargos
  • Número de empleados necesarios en la clasificación de cargos.
  •  Edad de cada empleado en la clasificación de cargos
  •  Nivel de clasificación exigido por el trabajo de cada empleado.
  •  Nivel de conocimiento exigido por el trabajo de cada empleado.
  • Actitud de cada empleado con relación al trabajo y a la empresa.
  • Nivel de desempeño cualitativo y cuantitativo de cada empleado.
  •  Nivel de habilidad de conocimientos de cada empleado para otros trabajos.
  • Potencialidades de reclutamiento interno
  • Potencialidades de reclutamiento externo
  • Tiempo de entrenamiento necesario para la fuerza laboral reclutante.
  • Tiempo de entrenamiento para los nuevos empleados
  • Índice de ausentismo
  • Índice de Turno (rotación de fuerza laboral)
  • Descripción del cargo
    Estos datos analizados continuamente, permiten evaluar las lagunas actuales y las previas dentro de ciertos plazos, en función de obligaciones laborales, legales, económicas y de planes de expansión de la propia empresa.
c.- Análisis de las operaciones y tareas. Sistema de Adquisición de Habilidades.
   El análisis de operaciones son estudios definidos para determinar que tipos de comportamiento deben adoptar los empleados para desempeñar con eficiencia las funciones de sus cargos. En general, el análisis de operaciones consta de los siguientes datos relacionados con una tarea o un conjunto de tareas.
  • Patrones de desempeño para la tarea o cargo
  •  Identificación de tareas que componen el cargo
  • Cómo deberá desempeñarse cada tarea para cumplir los patrones de desempeño.
  • Habilidades, conocimientos y actitudes básicos para el desempeño de cada tarea.
   El análisis de operaciones o análisis ocupacional es un proceso que comprende la descomposición del cargo en sus partes constitutivas, para la verificación de habilidades, conocimientos y cualidades personales o responsabilidades exigidas al individuo en el desempeño de sus funciones.
   El análisis de operaciones permite la preparación del entrenamiento para cada cargo por separado, con el fin de que el ocupante adquiera las habilidades necesarias para desempeñarlo.
Medios para inventariar
Los principales medios utilizados para efectuar el inventario de necesidades de entrenamiento son:
a. Evaluación del desempeño: Mediante esta, no sólo es posible descubrir a los empleados que vienen ejecutando sus tareas por debajo de un nivel satisfactorio, sino averiguar también que sectores de la empresa reclaman una atención inmediata de los responsables del entrenamiento.
b. Observación: Verificar donde hay evidencias de trabajo ineficiente, como daño de equipo, atraso en el cronograma, pérdida excesiva de materia prima, número elevado de problemas disciplinarios, alto índice de ausentismo, rotación elevada, etc.
c. Cuestionarios: Investigaciones mediante cuestionarios y listas de verificación (check list) que evidencien las necesidades de entrenamiento.
d. Solicitud de supervisores y gerentes: Cuando la necesidad de entrenamiento apunta a un nivel más alto, los propios gerentes y supervisores son propensos a solicitar entrenamiento para su personal.
e.  Entrevistas con supervisores y gerentes: Contactos directos con supervisores y gerentes respecto a problemas solucionados mediante entrenamiento, que se descubren en las entrevistas con los responsables de los diversos sectores.
f.  Reuniones Ínter departamentales: Discusiones ínter departamentales acerca de asuntos concernientes a objetivos organizacionales, problemas operativos, planes para determinados objetivos y otros asuntos administrativos.
g.  Examen de empleados: Resultados de los exámenes de selección de empleados que ejecutan determinadas funciones o tareas.
h.  Modificación del Trabajo: Cuando se introduzcan modificaciones parciales o totales en las rutinas de trabajo, es necesario entrenar previamente a los empleados en los nuevos métodos y procesos de trabajo.
i.  Entrevista de salida: Cuando el empleado va a retirarse de la empresa, es el momento más apropiado para conocer su opinión sincera acerca de la empresa y las razones que motivaron su salida. Es posible que salgan a relucir deficiencias de la organización susceptibles de corrección.
j. Análisis de cargos: Cuadro de las tareas que debe cumplir el ocupante y de las habilidades que debe poseer.
k. Informes periódicos: De la empresa o de producción, que muestren las deficiencias por falta de entrenamiento.

B. PROGRAMACIÓN DEL ENTRENAMIENTO
  Una vez inventariado y determinado las necesidades de entrenamiento, se procede a la programación del entrenamiento, sistematizada y fundamentada en los siguientes aspectos, que deben analizarse durante el inventario:
·         ¿Cuál es la necesidad?
·          ¿Dónde fue señalada por primera vez?
·          ¿Ocurre en otra área o en otro sector?
·         ¿Cuál es su causa?
·          ¿Es parte de una necesidad mayor?
·          Cómo satisfacerla, ¿por separado o en conjunto?
·          ¿Se necesita alguna indicación inicial antes de satisfacerla?
·         Si la necesidad es inmediata, ¿Cuál es su prioridad con respecto a los demás?
·          ¿La necesidad es permanente o temporal?
·          ¿A cuántas personas y cuantos servicios alcanzará?
·         ¿Cuál es el tiempo disponible para el entrenamiento?
·         ¿Cuál es el costo probable del entrenamiento?
·         ¿Quién va a impartir el entrenamiento?
            El inventario de necesidades de entrenamiento debe suministrar la siguiente información para diseñar la programación de entrenamiento:
·         ¿Qué debe enseñarse?
·         ¿Quién debe aprender?
·          ¿Cuándo debe enseñarse?
·          ¿Dónde debe enseñarse?
·          ¿Cómo debe enseñarse?
·          ¿Quién debe enseñar?
    En términos sencillos, esto puede expresarse como:
 Planeación del entrenamiento:
El programa de entrenamiento exige una planeación que incluya los siguientes aspectos:
  • Enfoque de una necesidad especificada cada vez
  •  Definición clara del objetivo de entrenamiento
  • División del trabajo por desarrollar, en módulos, paquetes o ciclos.
  •  Determinación del contenido del entrenamiento
  • Elección de los métodos de entrenamiento y la tecnología disponible.
  • Definición de los recursos necesarios para la implementación del entrenamiento, como tipo de entrenador o instructor, recursos audiovisuales, máquinas, equipos o herramientas necesarias, materiales manuales, etc.
  • Definición de la población objetivo, es decir, el personal que va a ser entrenado, considerando:
Ø  Número de personas
Ø  Disponibilidad de tiempo
Ø  Grado de habilidad, conocimientos y tiempos de actitudes
Ø   Características personales de comportamiento
  • Lugar donde se efectuará el entrenamiento, considerando las alternativas. En el puesto de trabajo o fuera del mismo, en la empresa o fuera de ella.
  •  Época o periodicidad del entrenamiento, considerando también el horario más oportuno o la ocasión más propicia.
  • Cálculo de la relación costo-beneficio del programa.
  •  Control y evaluación de los resultados, considerando la verificación de puntos críticos que requieran ajustes o modificaciones en el programa para mejorar su eficiencia.
    La planeación del entrenamiento es consecuencia del diagnóstico de las necesidades de entrenamiento.
   En general, los recursos puestos a disposición del entrenamiento están relacionados con la problemática diagnosticada.

C. EJECUCIÓN DEL ENTRENAMIENTO
            Después del diagnóstico de necesidades y la programación del entrenamiento, el siguiente paso es la ejecución.
La ejecución del entrenamiento presupone el binomio instructor/ aprendiz. Los aprendices son personas situadas en cualquier nivel jerárquico de la empresa, que necesitan aprender o mejorar los conocimientos que tienen sobre alguna actividad o trabajo. Los instructores son personas situadas en cualquier nivel jerárquico de la empresa, experto o especializado en determinada actividad o trabajo, que transmiten sus conocimientos a los aprendices. Los auxiliares, jefes o gerentes pueden ser aprendices.
  La ejecución del entrenamiento depende de los siguientes factores:
  • Adecuación del programa de entrenamiento a las necesidades de la organización. La decisión de establecer programas de entrenamiento depende de la necesidad de mejorar el desempeño de los empleados. El entrenamiento debe ser la solución de los problemas que dieron origen a las necesidades diagnosticadas o percibidas.
  • Calidad del material de entrenamiento presentado. El material de enseñanza debe ser planeado, con el fin de facilitar la ejecución del entrenamiento. El material de enseñanza busca concretar la instrucción, facilitar la comprensión mediante la utilización de recursos audiovisuales, aumentar el rendimiento del entrenamiento y racionalizar la tarea del instructor.
  • Cooperación de los jefes y dirigentes de la empresa. El entrenamiento debe hacerse con todo el personal de la empresa, en todos los niveles y funciones. Mantenerlo implica una cantidad considerable de esfuerzo y entusiasmo de quienes participan en la tarea, además de un costo que debe ser considerado una inversión que capitalizará dividendos a mediano y corto plazo, y no simplemente un gasto superfluo. Es necesario que el personal tenga espíritu de cooperación y que los dirigentes den su apoyo, ya que los jefes y supervisores deben participar de manera efectiva en la ejecución del programa.
  • Calidad y preparación de los instructores. El éxito de la ejecución dependerá del interés, el esfuerzo y el entrenamiento los instructores. Es muy importante el criterio de selección de éstos, quienes deberán reunir ciertas cualidades personales: facilidad para las relaciones humanas, motivación, raciocinio, capacidades didácticas, facilidad para exponer y conocimiento de la especialidad. Los instructores podrán pertenecer a los diversos niveles y áreas de la empresa, y deberán conocer las responsabilidades de la función y estar dispuestos a asumirlas.
  • Calidad de los aprendices. La calidad de los aprendices influye de manera sustancial en los resultados del programa de entrenamiento.
  Los mejores resultados se obtienen de una selección adecuada de los aprendices, en función de la forma y el contenido del programa y de los objetivos del entrenamiento, para que se llegue a disponer de un grupo homogéneo de personas.

D.  EVALUACION DE LOS RESULTADOS DEL ENTRENAMIENTO
La etapa final del proceso de entrenamiento es la evaluación de los resultados obtenidos. Es necesario evaluar la eficiencia del programa de entrenamiento. Esta evaluación debe considerar dos aspectos:
a. Determinar si el entrenamiento produjo las modificaciones deseadas en el comportamiento de los empleados.
b.  Verificar si los resultados del entrenamiento presentan relación con la consecuencia de las metas de la empresa.
Además de estos dos aspectos, es necesario determinar si las técnicas de entrenamiento empleadas son efectivas.
La evaluación de los resultados del entrenamiento puede hacerse en tres niveles:
1.- En el nivel organizacional. En este nivel, el entrenamiento debe proporcionar resultados como:
·           Aumento de la eficiencia organizacional
·           Mejoramiento de la imagen de la empresa
·           Mejoramiento del clima organizacional
·             Mejores relaciones entre empresa y empleados
·             Facilidad en los cambios y en la innovación
·           Aumento de la eficiencia, etc.
2.- En el nivel de los recursos humanos. En este nivel, el entrenamiento debe proporcionar resultados como:
·           Reducción de la rotación de personal
·           Disminución del ausentismo
·            Aumento de la eficiencia individual de los empleados
·           Aumento de las habilidades de las personas
·           Elevación del conocimiento de las personas
·             Cambio de actitudes y de comportamientos de las personas, etc.
3.- En el nivel de las tareas y operaciones. En este nivel, el entrenamiento puede proporcionar resultados como:
·           Aumento de la productividad
·            Mejoramiento de la calidad de los productos y servicios
·             Reducción del ciclo de la producción
·             Mejoramiento de la atención al cliente
·           Reducción del índice de accidentes
·            Disminución del índice de mantenimiento de máquinas y equipos, etc.

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